Excel如何实现数据快速自动填充以减少用户录入工作量

时间:2016-03-15   作者:snow   来源:互联网

Excel提供了一些自动功能,如自动填充功能、自动求和功能、默认图表向导等,使用这些功能可以快速完成相应的操作。

自动数据填充是利用系统提供的机制,向表格中若干连续单元格快速填充一组有规律的数据,以减少用户的录入工作量。可以用不同的方法实现填充操作。

1.  使用填充柄

当选中一块区域或某个单元格后,会看到在所选区域边框的右下角处有一个黑点,这就是“填充柄”。当鼠标指向“填充柄”的时候,鼠标指针就会变成一个“+”(“瘦”加号),此时按下鼠标左键并拖动鼠标(即拖动填充柄)经过相邻单元格,就会将选中区域中的数据按某种规律填充到这些单元中去,这就是利用填充柄自动填充数据。

利用填充柄可以快速填充相同的数据,也可快速填充等差数列。

试一试:

例1:在任一单元格中输入“1”,然后拖动该单元格右下角的填充柄,向上下左右任一方向进行拖动,将把“1”快速填充到拖动过的单元格中。

例2:在任一单元格中输入“1”,然后在其下方单元格输入“3”,将这两个单元格选中,之后拖动所选单元格右下角的填充柄,Excel会自动输入“5”、“7”…。

小提示:

Excel还可以填充某些预定义的序列或自定义序列,如在任一单元格中输入“一月”,之后拖动填充柄,Excel能自动输入“二月”、“三月”……。

2.  自定义序列

Excel除了本身提供的预定义序列外,还允许用户自定义序列,可以把经常用到的一些序列做成一个自定义序列,如时间序列“上旬,中旬,下旬”。

自定义序列的步骤如下:

1)   选择“文件”—>“选项”—>“高级”(“常规”部分)—>“编辑自定义列表…”。打开“自定义序列”对话框,如图表 1所示。


图表1     自定义序列对话框

2)   单击“输入序列”编辑框,在编辑框中出现闪烁的光标,填入新的序列:输入完一项后,按Enter键,在下一行输入另一项(即项与项之间是用换行来分隔);依次输入三行(上旬、中旬、下旬),全部输入完毕后,单击“添加”按钮,即可把新序列“上旬,中旬,下旬”加入到左边的自定义序列中(如图表 2所示),单击“确定”按钮,返回工作界面。


图表2     自定义序列

3)   此时,单击工作表中某一单元格,输入“上旬”内容,然后向右或向下拖动填充柄,释放鼠标即可得到自动填充的“上旬,中旬,下旬”序列内容。

原理解析:

     在前面介绍过,Excel中可以利用自动填充序列的方法输入“一月”、“二月”、“三月”……,之所以能够实现这些序列的填充,就是因为在图表 1对话框中预先定义了这些序列。

3.  利用“填充”命令填充

要在行或列中有规律地填充一些数据,还可以借助“填充序列”命令来实现。例如,要从单元格A1开始向下填充一系列部件编号,而部件编号是一组有规律的数据,例如从1001开始,相隔为2,一直到1035。这种填充的具体操作办法是:

1)   在单元格A1中输入1001(注意活动单元格仍然停留在A1单元格,不能离开)。

2)   选择“开始”—>“编辑”部分—>“填充”下拉按钮—>“序列…”,打开“序列”对话框,如图表 3所示。


图表3     序列对话框

3)   在该对话框中分别指定序列产生方式为“列”,类型为“等差序列”,然后填入步长值“2”及终止值(如1035),最后单击“确定”按钮。

小提示:

“填充”命令可以完成等差序列、等比序列、日期等的填充任务。

4.  批量填充

批量填充是将某些单元格的数据往后快速填充到后面的空白单元格。主要是借助组合键:Ctrl+Enter。

例:如图 12所示,需要将A列的空白单元格填上相应的数据(以其上方最近的单元格数据为填充数据)。


图表4     A列批量填充示例

在图表 4中选中A1:A17,按“F5”,在弹出的“定位”对话框中单击“定位条件”按钮,弹出“定位条件”对话框,如图表 5所示。在“定位条件”对话框中选择“空值”单选按钮,单击“确定”按钮。然后在编辑栏中输入“=A2”,再按Ctrl+Enter组合键。此时A1:A17单元格区域中的空单元格中将批量填充上相应的内容,如图表 6所示。


图表5“定位”对话框


图表6     批量填充后的结果(A列)

5.  在不同的工作表中相同位置单元格中快速录入相同值

要在多张工作表的相同位置录入相同的值,只需要将这些工作表组合成工作组,然后在需要录入值的单元格中录入数据即可。组合工作表的方法很简单,只需同时选中这些工作表(选中某张工作表,然后按住Ctrl键,再点选其它工作表)。取消组合工作表只需在工作表标签上点击右键,选择“取消组合工作表”命令,或再次点选某个工作表标签即可。

例:在工作表Sheet1、Sheet2、Sheet3的单元格A1都输入“资产负债表”。

操作步骤:

1)选中工作表Sheet1、Sheet2、Sheet3,形成组合工作表;

2)在A1中输入“资产负债表”。

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